فرایند «ارزیابی، داوري و انتخاب» آثار پژوهشی طي مراحل زير انجام ميگيرد:
- مرحله اول؛ پالايش علمی: در مرحلۀ پالایش، گروه علمی آثاری را که به لحاظ شکلی دارای معیارهای اولیه «اثر پژوهشي» باشند، برای داوری بر می گزیند و داوران آنها را تعیین می کند. مبنای تصمیم در این مرحله «اجماع مطلق گروه بر رد اثر» است؛ در غیر اینصورت و با وجود احتمال و ترديد، اثر وارد مراحل بعدی می شود. در این مرحله، كاربرگ خاص هر اثر تکمیل و داوران آثار تعيين مي شوند و صورتجلسه مزبور با ذکر عناوین کلیه آثار رد و براي داوري ارسال شده، توسط همه اعضای گروه امضاء می گردد.
- مرحله دوم؛ ارزيابي همه جانبه اول: در اين مرحله آثار انتخاب شدۀ مرحله قبل، برای دو داور متخصص در آن موضوع ارسال می شوند. داوران منتخب گروه علمي به صورت مستقل و ناشناس و بر پايه شاخص ها و معيارهاي طراحی شده در كاربرگ هاي مربوط، به سنجش و ارزيابي آثار اقدام ميكنند. چنانچه نظرات اين دو داور مغاير يكديگر تشخيص داده شود، داور سوم توسط گروه تعيين و جمع نمرات دو داور نزدیک به هم مبنای تصمیم خواهد بود. در این مرحله آثاری که متوسط امتیاز آنها 60 درصد و بالاتر است وارد مرحله بعد می شوند.
- مرحله سوم؛ ارزيابي همه جانبه دوم: آثاری که در ارزیابی مرحله قبل حداقل شصت درصد (60%) میانگین امتیاز را کسب کرده اند، دست كم برای دو داور ديگر (غیر از داوران مرحله قبل) ارسال می شوند. پس از اخذ نتايج داوري مرحله سوم، گروه علمي نتايج را بررسي و بر اساس متوسط نمره حاصل از دو مرحله «ارزيابي همهجانبه اول و ارزيابي همهجانبه دوم» به جمعبندي اقدام ميكند. كسب حداقل 75 درصد نمره در بخش جوان و 80 درصد نمره در بخش بزرگسال لازمه ورود اثر به مرحله بعدي داوري است.
- مرحله چهارم؛ گزینش گروه: در این مرحله، گروه علمی پس از بررسی ميانگين نتایج ارزیابیهاي دو مرحله قبل (حداقل چهار داوري تفصيلي براي هر اثر) و لحاظ كردن امتيازات مربوط به «مقالات منتشر شده از نتايج تحقيق» (تا سقف 20 نمره) و ثبت آنها در برگه ارزيابي نهايي، درباره رتبه اثر پژوهشی تصمیم گیری می کند و آثار «برگزیده» یا «شايسته تقدير» خود را تعیین و فهرست آنها را به همراه پرونده كامل اثر طي نامه رسمي از طریق رئیس دبیرخانه یا دبیر جشنواره به شورای علمی جشنواره معرفی می کند.
- مرحله پنجم؛ گزینش نهایی: گزینش نهایی آثار و تعیین رتبه آنها توسط شورای علمی جشنواره انجام می شود. در این مرحله، رئیس هر گروه آثار برگزیده گروه خود را به همراه تمام سوابق و مستندات مربوط به داوری ها، در جلسه شورای علمی معرفی و از آن دفاع می کند. در این مرحله همچنین سطح آثار برگزیده گروههاي مختلف با همدیگر سنجیده می شود و پس از بررسی پرونده تک تک آثار و بحث در خصوص داوري ها، با رأی اکثریت اعضای شورا آثار برگزیده و رتبه آنها تعیین می شود.
